Ačkoliv Google Workspace využívá každý měsíc okolo 2,6 miliard uživatelů, stále je pro mnoho lidí balíček aplikací od Googlu záhadou. Nedivíme se, po internetu kolem Gmailu, Disku, Kalendáři i službě Meet koluje spoustu nepravd nebo polopravd, které jednoho snadno zmatou. Jak se tedy v nabídce Google Workspace vyznat? Dali jsme dohromady 11 nejčastějších mýtů, které od nových zákazníků slýcháváme, abychom vám vysvětlili, jak se věci spojené s Workspace a jeho distribucí skutečně mají.
UPDATE 6/10/2020: G Suite se mění na Google Workspace. Veškeré aplikace od Googlu tak čekají nejen vylepšené funkce, ale také celkový redesign. Nové rozhraní začne fungovat v lednu 2021, zásadních změn se ale bát nemusíte. Více se dozvíte v našem článku.
1. Google Workspace pro firmy je dostupný i zdarma.
Poslední verzi pro firmy zdarma přestal Google poskytovat v roce 2012. Od té doby si mohou zákazníci aplikace zdarma pouze vyzkoušet, a to na 14 dní. Potom si musí vybrat některý z placených tarifů, pokud chtějí v užívání Workspace pokračovat. Zdarma jsou aplikace nabízeny běžným uživatelům, jejich funkce jsou ale pro business účely značně omezené. Chybí jim například Gmail na vlastní doméně (@vašefirma), větší úložiště jak na Gmailu, tak na Drivu, telefonická podpora a 99,9% garantovaná dostupnost služeb.
2. Nemůžu pracovat, když mi vypadne internet nebo se něco stane v Googlu.
Pokud je překážka na vaší straně a potřebujete fungovat bez internetového připojení, stačí si zapnout podporu offline. Můžete tak i nadále prohlížet, ale také editovat vaše dokumenty. Jejich uložení proběhne v okamžiku, kdy se vám internetové připojení obnoví. Samotný Google data ukládá v několika datacentrech, proto nehrozí úplný výpadek konkrétní lokality. Služba je nedostupná jen v 0,1 % případů, což v přepočtu na rok vychází na necelých 9 hodin.
3. Distributor má přístup k firemním datům.
Jako certifikovaní reselleři nemáme přístup k vašim datům, ale pouze k administraci uživatelů. Jakmile je ale přechod na Google Workspace pod taktovkou FlowUp úspěšně ukončen, tento přístup můžete okamžitě zrušit. Obnovit ho můžeme pouze na vaši písemnou žádost, a to třeba v případě, kdy potřebujete naši naléhavou pomoc.
4. Kdokoli z pracovního týmu si může otevřít mé dokumenty.
Kolegové se k vašim datům dostanou jen tehdy, pokud jim dáte přístup. V opačném případě jsou vaše data soukromá. Workspace nefunguje podobně jako klasické sdílené disky, kde mohou všichni členové týmu otevřít jakýkoliv dokument. Soukromí svých dat máte jednoduše ve vlastních rukou.
5. Cloud je oproti klasickému pevnému disku méně bezpečný.
Kdepak. Cloudová řešení nabízí vyšší míru zabezpečení, než jakou dokáže zajistit jednotlivec nebo jakákoli firma samostatně. Samotný Workspace používá takzvané dvoufázové přihlášení, které znáte například z internetového bankovnictví. Veškerá data jsou navíc v aplikacích Google šifrovaná, soubory jsou zase rozděleny na menší části a uloženy ve více datacentrech.
6. Google předává firemní data třetím stranám.
Pokud nejde o soudní rozhodnutí a předání dat policii, Google vaše data nikdy nikomu nepředá. Zavazuje se k tomu v licenčním ujednání. Kromě toho je služba Google Workspace takzvaně „GDPR compliant”, což znamená, že v technické rovině splňuje nebo překračuje veškeré požadavky související s nařízením o ochraně osobních údajů.
7. Jednotlivé aplikace Google Workspace si můžu nakoupit individuálně.
Workspace funguje jako ucelený ekosystém, který usnadňuje a zefektivňuje vaši práci. I z tohoto důvodu nabízí Google předplatné všech jeho aplikací, které mají v balíčku opodstatněné místo. Samozřejmě, pokud všechny aplikace využívat nechcete, nemusíte. Přístup k nim ale budete mít neomezený a kdykoli s nimi můžete začít pracovat.
8. Přechod z jiného softwaru na Google Workspace není možný.
Jestliže používáte jiný systém sdílení dokumentů, případně na cloudu ještě nepracujete, neznamená to, že na Workspace jako firma nemůžete přesednout. Migrace je možná a s jejím procesem vám pomůžeme, stačí nám napsat. Vyslyšíme vaše individuální potřeby a poradíme vám, jaký balíček služeb je pro vaši firmu vhodný. Vy ani vaši zaměstnanci se změny nemusíte bát, přechod je hotový během několika dnů/týdnů, a z naší zkušenosti si drtivá většina nových uživatelů na prostředí Workspace zvykne velmi rychle.
9. Data z Google Workspace už nikdy nezískám zpět.
Export vašich dat je možný kdykoliv a z jakéhokoliv zařízení. Pokud se tedy stane, že vám práce s Workspace nebude vyhovovat tak, jak jste předpokládali, můžete si své dokumenty jednoduše stáhnout. Samozřejmě ve formátu, který požadujete. Google zpravidla uchovává vaše data tak dlouho, dokud u něj máte aktivní účet.
10. Aplikace Google Workspace jsou zbytečně drahé.
V rámci předplatného, jehož výše je konečná a předem známá, platíte za efektivitu, jednoduchost a vysokou míru zabezpečení. Do Workspace si navíc můžete přidat řadu bezplatných doplňků a rozšíření, které vám usnadní práci. Ušetříte tak za nákup přídavných aplikací třetích stran. Protože služba funguje na cloudu, odpadají vám navíc platby za servery, jejich servis a případné další softwary. Náklady je snadné spočítat, poradíme vám, jak na to, pokud tápete.
11. Distributoři nabízí Google Workspace za vyšší cenu než samotný Google.
Jestliže vás zajímá, o kolik bude balíček aplikací dražší, pokud si ho pořídíte od resellera a ne přímo od Googlu, máme pro vás jednoduchou odpověď – o nic. Distributoři si sice sami mohou nastavovat pravidla a ceny svých přídavných služeb, jako je migrace, podpora nebo školení, Workspace samotný ale dražší není. Navíc od resellera můžete očekávat osobní přístup, který oceníte především tehdy, kdy se objeví jakýkoliv problém. Jednoduše zvednete telefon a zavoláte člověku, kterého znáte a který zná vás.
12. Pod distributora nelze přejít, pokud už Google Workspace používám.
Chcete také získat výhody, které vám k předplatnému aplikací ve FlowUp nabízíme, ale už Google Workspace aktivně využíváte? Žádný problém. Nejen, že se k našim spokojeným klientům můžete přidat, samotný přechod trvá pouze pár minut. A jak už jsme psali výše, ani v tomto případě nezískáme přístup k vašim datům.
Nenašli jste odpověď na svou otázku? Nevadí, napište nám a my vám rádi cokoli souvisejícího s Google Workspace vysvětlíme.
Google Workspace s výhodami od FlowUp
