Slovní spojení „Google Workspace“ skloňujeme snad v každém druhém článku. Přestože jsme vám už vysvětlili, co to ten tajemný Google Workspace je, a vyvrátili jsme ty nejznámější mýty, se kterými se na nás obracíte, dosud jsme vám pořádně nevysvětlili, jaké aplikace díky předplatnému můžete s celým týmem využívat. Tak si držte klobouky, čeká vás představení všech 14 nástrojů, které zefektivní vaši práci.
UPDATE 6/10/2020: G Suite se mění na Google Workspace. Veškeré aplikace od Googlu tak čekají nejen vylepšené funkce, ale také celkový redesign. Nové rozhraní začne fungovat v lednu 2021, zásadních změn se ale bát nemusíte. Více se dozvíte v našem článku.
Gmail
Kolik denně pošlete e-mailů? A kolik jich dostanete? Nechceme hádat, ale sami víme, že e-mailová komunikace vládne světu. Díky Gmailu budete v tomto světě vypadat profesionálněji – vaše adresa se totiž bude pyšnit koncovkou v podobě vaší domény. Pod tím si můžete představit například schránku v podobě jana@doplňtevašispolečnost, případně skupinové adresy jako dotazy@doplňtevašispolečnost. Během práce vás nebudou vyrušovat ani reklamy, ani spamy, ani phishing, ani malware. Google totiž blokuje 99,9 % z nich. Samozřejmostí je také vysoké zabezpečení a vzájemné propojení s ostatními aplikacemi, které dohromady tvoří funkční ekosystém.
Meet
Virus, jehož jméno se nesmí vyslovit, změnil mimo jiné formu práce v první polovině 21. století. Zatímco před „Rónou“ bylo obvyklé scházet se v konferenčních místnostech a probírat vše potřebné, dnes se nikdo nediví, když celý meeting proběhne online. Jak ale takovou schůzku naplánovat a uskutečnit tak, aby se jí mohli všichni jednoduše zúčastnit? Přes aplikaci Meet. K videokonferenci se účastníci připojí přes zaslaný odkaz, zakládat účet u Googlu nebo stahovat pluginy do prohlížeče není potřeba. Stačí jen kliknout a neomezeně hovořit, klidně i z telefonu. Videokonference jsou Googlem šifrovány, takže únik informací nehrozí.
Chat
Známe to všichni. Některé zprávy pro kolegy jsou moc krátké na to, abychom kvůli nim psali e-mail, na druhou stranu poslat je smskou je moc oldschool. V takových chvílích většinou volíme chaty na sociálních sítích. Službu nám splní, na druhou stranu, ať hodí kamenem ten, kdo si myslí, že jsou sociální sítě pro firemní komunikaci vhodné. Nejen z hlediska zabezpečení, také možnosti zpětného vyhledávání jsou často limitované. A proto je tady Chat. Zprávy můžete psát soukromě i skupinově, sdílet můžete také veškeré soubory i úkoly. Týmová paměť má zkrátka nyní digitální podobu.
Kalendář
Papírové diáře jsou nestárnoucí klasika, ale musíte uznat, že sjednotit se podle nich s kolegy je trochu, řekněme, komplikované. Online Kalendář vám ale trápení ušetří a vy budete věnovat méně času plánování a více času práci samotné. Diář můžete používat na počítači i na mobilu, praktická je také možnost sdílet ho s týmem. Je jen na vás, do jaké míry kolegům dovolíte, aby mohli do vašeho programu nahlížet. Buď uvidí, co konkrétně v daný den a čas děláte, nebo se jim zobrazíte jako zaneprázdnění. Brzy se také naučíte pracovat s připomenutími, díky kterým vám žádná událost neunikne.
Disk
Odpočívejte v pokoji, pevné disky, a bůh žehnej cloudovému řešení! Dobrá, přiznáváme, nechali jsme se trochu unést, protože i cloud potřebuje datacentra. To už ale nebude vaše starost. Vy budete jednoduše využívat, uchovávat a sdílet své soubory na jediném, a velmi bezpečném místě – na Disku. K uloženým souborům se dostanete kdykoli a odkudkoli, sami si navíc rozhodnete, kdo další z týmu se k nim dostane. Kromě toho budete mít na Disku uloženou vždy tu nejaktuálnější verzi každého souboru, takže už vám plochu na počítači nebudou kazit dokumenty uložené pod názvem „Finalfinal4“.
Dokumenty
Píšeme všichni. I ti, co tvrdí, že ne. Většina z nás k psaní potřebuje jen přehledný textový editor, který nabízí ty nejběžnější funkce, jako je tučné písmo, možnost vložení hypertextového odkazu nebo nastavení velikosti nadpisů. Jakmile vyzkoušíte Dokumenty, zjistíte, že toho umí mnohem víc, na druhou stranu vás svými možnostmi nezmatou. Texty budete psát rovnou ve svém prohlížeči, klidně i s několika kolegy zároveň, a veškeré změny budou automaticky uloženy a zaznamenány do historie. Pokud budete mít otázku nebo budete chtít lehký brainstorming, využijete komentáře a integrovaný chat. Online i offline práce, import i export souborů, z počítače i z laptopu. Bylo to někdy jednodušší? Pochybujeme.
Tabulky
Stejná písnička jako u Dokumentů. Chytré vzorce tabulek využíváme všichni. Tabulky od Googlu se také chlubí cloudovou architekturou, proto v nich budete spolupracovat s kýmkoli, kdekoli a kdykoli. Samozřejmě za předpokladu, že ke sdílení předáte/získáte práva. Tabulky disponují více než 400 funkcemi a své vlastní funkce si v nich můžete i vytvářet. Potěší vás také to, že v tabulkovém editoru fungují klávesové zkratky, na které jste zvyklí.
Prezentace
A do třetice – Prezentace. Vytvářet a upravovat je budete opět přímo v prohlížeči. Opět budete mít uloženou vždy tu nejnovější verzi, opět můžete komentovat, opět máte pod kontrolou, kdo si bude moci prezentaci zobrazit, kdo může upravovat a kdo může přidávat komentáře. A taky kdo prezentaci neuvidí vůbec. K dispozici budete mít navíc šablony, samozřejmostí je také vkládání videí, obrázků nebo animovaných přechodů.
Formuláře
Bude z vás výzkumník. A z vašich kolegů taky. Poděkujte Formulářům. Průzkumy a dotazníky vás nebudou stát ani korunu navíc. Stačí formulář vytvořit, sdílet jeho link správným respondentům, a analyzovat data v Tabulkách, kam se automaticky stahují. Cennější data získáte v případě, kdy dotazníky patřičně okořeníte obrázky, videi nebo vlastní grafikou, což ve Formulářích není problém. A mimochodem, dotazovaní nemusí mít účet u Googlu, aby mohli formulář vyplnit. Praktické, ne?
Weby
Ne, vážně nemusíte být programátor ani designér, abyste si postavili vlastní web. Stačí zapnout aplikaci Weby a začít tvořit. Vytvořené stránky budou vypadat profesionálně na počítačích i mobilech a vy ušetříte jak peníze, tak i čas a nervy. Nemusíte se obávat složitého rozhraní pro tvorbu a úpravu webu – veškeré stránky jsou rozloženy do mřížky a jejich vzhled se jí automaticky přizpůsobuje. Vy budete jen klikat, přetahovat, zvětšovat a zmenšovat. Pokud budete chtít, Google vám pomůže získat konkrétní doménu díky partnerstvím se společnostmi, které hosting domén poskytují.
Keep
Nové nápady, úkoly, nákupní seznamy, zajímavé postřehy. To jsou věci, které si nejčastěji zapisujeme do poznámek. Je fajn občas vyměnit klávesnici za papír a tužku, na druhou stranu všichni známe ten pocit bezmoci, když onen papír zapomeneme doma. Nebo naopak v kanceláři. Nebo ho ztratíme úplně. A proto existuje aplikace Keep. Poznámky si do ní můžete zaznamenávat v počítači i v mobilu a samozřejmě je také sdílet s kolegy. Nechybí ani funkce připomenutí a automatické synchronizace. Je už jen na vás, jestli zvolíte formu textu, fotek, zvukových souborů nebo nákresů. Díky štítkům a řazením podle barev a důležitosti budete mít ve vašich poznámkách pokaždé přehled.
Apps Script
Ovládáte jazyky HTML, CSS nebo JavaScript? V tom případě nebudete potřebovat žádné profesionální zkušenosti s vývojem, abyste mohli budovat firemní řešení určené k integraci, automatizaci a rozšíření služby Google Workspace. Nástroj Apps Script je k dispozici pro každého, kdo má základy programování, a zároveň má účet Gmail. Už se nebudete muset spoléhat na profesionální vývojáře softwaru, budete zkrátka rychle a efektivně optimalizovat to, co je potřeba. Aby to bylo ještě snadnější, v galerii řešení si vyberete z několika šablon, případně se zúčastnit častých vývojářských workshopů, abyste věděli, kde začít a kde skončit.
Cloud Search
Tady najdete odpovědi na své otázky. Služba Google Cloud Search vám dodá relevantní návrhy při vyhledávání v Gmailu, Disku, Dokumentech, Tabulkách, Prezentacích, Kalendáři a dalších aplikacích. A taková pomoc při prohledávání firemního obsahu se hodí každý den. Uživatelé vidí samo sebou jen obsah, ke kterému mají přístup, takže se o svá data nemusíte obávat ani v případě prozkoumávání firemních dokumentů.
Currents
Pamatuje na sociální síť Google Plus? Ne? Nevadí, my taky ne. Není totiž potřeba vědět, že Currents z Google Plus vychází, a stává se tak jakousi interní „sociální sítí pro podniky”. Neděste se, aplikaci si rychle oblíbíte, nachází se totiž někde mezi e-mailovou komunikací a chatem. Currents vám automaticky dávkují ty nejdůležitější firemní novinky jako první, stream zpráv si ale můžete seřadit podle relevance nebo času publikování. Zkrátka, stejně jako u ostatních Google služeb, i tady máte nastavení ve svých rukou.
Zhltli jste článek od začátku do konce, ale odpovědi na své otázky jste stále nenašli? Nevadí, napište nám, a my vám vysvětlíme vše, co vás zajímá a co se do článku nevešlo.
Google Workspace s výhodami od FlowUp
